Proteçao de dados Hotel GHL Collection Armería Real em Cartagena das Indias
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POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL HUÉSPEDES, CLIENTES Y USUARIOS:
POLÍTICAS DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO PESSOAL:
PRIMEIRO: GENERALIDADES
Temos especial interesse em proteger e respeitar sua informação e dados pessoais, por isso criámos estas políticas de tratamento da informação, de acordo com a lei 1581 de 2012 e o decreto regulamentário 1377 de 2013.
1.1.- Introdução.
O HOTEL, os demais hotéis GHL, as sociedades que os operam e a GHL LOGÍSTICA GHL poderão recolher dados pessoais de seus usuários, clientes ou visitantes, através dos diferentes meios destinados para o acesso aos serviços prestados por estes. Em qualquer dos casos, o recolhimento será realizado sob a autorização expressa do titular dos dados e o tratamento destes estará sujeito ao estabelecido pela lei.
A informação pessoal objeto das considerações aqui estabelecidas poderá ser recolhida pelo Hotel através da página web Hotel GHL Collection Armería Real, mediante a visita ou l aquisição de serviços oferecidos na plataforma.
As considerações aqui estabelecidas serão consideradas aceites pelo Titular da Informação, quando este visitar ou fizer uso da página web Hotel GHL Collection Armería Real e/ou quando insira dados ou informação pessoal através das funções estabelecidas para tal, independentemente do fim em causa.
1.2.- Princípios gerais.
A obtenção e recolhimento de dados pessoais, tal como seu uso, tratamento, processamento, intercâmbio, transferência e transmissão destes por parte do HOTEL, os demais hotéis GHL, as sociedades que os operam ou a GHL LOGÍSTICA, estará sempre sujeita aos princípios de legalidade, liberdade, veracidade, transparência, segurança, confidencialidade, principio de acesso e de circulação restringida.
1.3.- Definições legais.
Em conformidade com a lei 1581 de 2012 e o decreto 1377 de 2013, as seguintes definições regerão as políticas de tratamento da informação pessoal.
1.3.1.- Encarregado pelo Tratamento: Por encarregado pelo tratamento se entende a pessoa natural ou jurídica, pública ou privada, que por si mesma ou em associação com outros, realize o Tratamento de dados pessoais por conta do Responsável pelo Tratamento;
1.3.2.- Responsável pelo Tratamento: Por responsável pelo tratamento se entende a pessoa natural ou jurídica, pública ou privada, que por si mesma ou em associação com outros, decida sobre a base de dados e/ou o Tratamento dos dados;
1.3.3.- Base de Dados: Por base de dados se entende o conjunto organizado de dados pessoais que seja objeto de Tratamento;
1.3.4.- Dado pessoal: Por dado pessoal se entende qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas naturais determinadas ou determináveis;
1.3.5.- Dados sensíveis: Por dados sensíveis se entende aqueles que afetam a privacidade do Titular ou cujo uso indevido possa gerar sua discriminação, tais como aqueles que revelem a origem racial ou étnica, a orientação política, as convicções religiosas ou filosóficas, a associação a sindicatos, organizações sociais, de direitos humanos ou que promovam interesses de qualquer partido político ou que garantam os direitos e garantias de partidos políticos de oposição, assim como os dados relativos à saúde, vida sexual e aos dados biométricos.
1.3.6.- Dado público: É o dado que não seja semiprivado, privado ou sensível. São considerados dados públicos, entre outros, os dados relativos ao estado civil das pessoas, a sua profissão ou oficio e a sua qualidade de comerciante ou de servidor público. Por sua natureza, os dados públicos podem estar contidos, entre outros, em registros públicos, documentos públicos, gazetas e boletins oficiais e sentenças judiciais devidamente executadas e que não estejam sujeitas a reserva.
1.3.7.- Transferência: A transferência de dados tem lugar quando o Responsável e/ou Encarregado pelo Tratamento de dados pessoais, localizado na Colômbia, envia a informação ou os dados pessoais a um receptor, que, por sua vez, é Responsável pelo Tratamento e se encontra dentro ou fora do país.
1.3.8- Transmissão: Tratamento de dados pessoais que implica a comunicação dos mesmos dentro ou fora do território da República de Colômbia quando tenha por objeto a realização de um Tratamento pelo Encarregado por conta do Responsável.
SEGUNDO: AUTORIZAÇÃO DO TITULAR:
Os dados fornecidos estarão sujeitos a tratamento autorizado, concedido de forma prévia, expressa e informada pelo Titular dos mesmos, diretamente ao HOTEL ou por intermédio dos demais hotéis GHL, as sociedades que os operam ou a GHL LOGÍSTICA
No entanto, a visita, subscrição ou o uso que se faça da página web Hotel GHL Collection Armería Real constitui em si mesmo autorização prévia, expressa e informada do armazenamento, recolhimento e tratamento da informação em conformidade com a política de tratamento de dados aqui contida.
Em qualquer caso, o recolhimento de dados estará limitado àqueles dados pessoais que sejam pertinentes e adequados para a finalidade que se pretende com isso.
TERCEIRO: TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO:
3.1.- Dados recolhidos.
O recolhimento de dados para o desenvolvimento do Tratamento e fins por este pretendidos recairá sobre os dados pessoais recebidos e armazenados pelo HOTEL, os demais hotéis GHL, as sociedades que os operam ou a GHL LOGÍSTICA, e compreenderá toda a informação fornecida ou proporcionada através da visita à página web Hotel GHL Collection Armería Real, assim como toda aquela relacionada com os serviços ou reservas efetuadas e os dados de alojamento e hospedagem fornecidos ao HOTEL ou a qualquer dos hotéis GHL.
Sem prejuízo de que em alguns casos se trate de dados públicos, a informação recolhida será a correspondente ao nome, número de cartão de cidadão, profissão, nacionalidade, data de nacimento, endereço de correio eletrônico, preferências e interesses pessoais, trabalho ou atividade, hábitos de consumo ou hábitos de viagem, entre outros. Caso se efetue uma reserva através da página web Hotel GHL Collection Armería Real, será recolhida a informação correspondente ao cartão de crédito apresentado para efeitos da reserva e estada.
3.2.- Tratamento a que serão submetidos os dados e finalidade do mesmo.
Os dados e a informação obtidos e recolhidos serão usados no curso normal de suas atividades comerciais, unicamente com a finalidade estabelecida nas presentes políticas de tratamento da informação, de forma a se permitir criar uma comunicação direta e efetiva com o cliente, que conduza ao estabelecimento de um vínculo mais próximo.
O tratamento consiste no envio de informação digital através de diferentes vias de comunicação, com o objetivo de contatar o titular para lhe serem enviados questionários de serviços logo após cada estada de modo a permitir a qualificação do serviço prestado, e informações sobre convites, ofertas, promoções, portefólio de serviços ou informação sobre o HOTEL ou os demais hotéis GHL, sem que em momento algum seus dados sejam facilitados, cedidos ou entregues a pessoas diferentes ou estranhas ao Hotel que recolheu a informação, ou aos hotéis e atividades vinculadas ao GHL e às atividades que desenvolve. Adicionalmente, mediante o recolhimento de dados procura-se: realizar, processar, tramitar e/ou completar reservas ou compra de alojamento hoteleiros ou outros serviços; realizar estudos internos sobre hábitos de turismo; avaliar a qualidade de nossos serviços; enviar perguntas e questionários a respeito dos serviços prestados; responder oportunamente seus pedidos, sugestões ou necessidades; comunicar convites, ofertas, promoções e informação em geral sobre o portefólio de serviços oferecidos por pessoas naturais ou jurídicas diretamente vinculadas com a operação hoteleira e especificamente com os serviços prestados pelos Hotéis GHL ou pelo GHL e as sociedades e hotéis que os operam.
A informação ou dados fornecidos que sejam recolhidos ou armazenados de acordo com as presentes políticas poderão ser partilhados, transmitidos, atualizados e/ou suprimidos entre o HOTEL, os demais hotéis GHL, as sociedades que os operam e a GHL LOGÍSTICA com o objetivo definido nas presente políticas, para serem utilizados da forma aqui estabelecida. Ao consultar a página web Hotel GHL Collection Armería Real autoriza que sua informação e dados sejam partilhados com os prestadores turísticos aos que se refiram e aos quais suas reservas e/ou seus pedidos são apresentados.
Assume-se que toda a informação ou dados fornecidos ou depositados através da página Hotel GHL Collection Armería Real são verdadeiros, precisos e completos e poderão ser retirados em qualquer momento, sempre que sejam considerados nocivos ou prejudiciais para seus interesses ou os interesses de um terceiro.
Os dados e em geral a informação que se recebe quando se acede à página web Hotel GHL Collection Armería Real pode ser tanto sua como da equipe. Com o objetivo de otimizar e tornar a sua visita à página Hotel GHL Collection Armería Real mais eficiente, poderão ser utilizados cookies e/ou web beacons, assim como poderá obter-se e armazenar-se a informação das páginas de internet visitadas, de seu endereço IP, do sistema operativo do equipamento a partir do qual está a realizar sua consulta, mediante um processo de reconhecimento e rastreio que permita identificar suas preferências e o identifica quando visitar novamente página e armazenar determinados registros, a partir de seu endereço IP. O endereço IP não é associado nem vinculado a seu nome nem a seus dados pessoais.
3.3.- Dados sensíveis e dados correspondentes a crianças e adolescentes.
Nem o HOTEL, nem os demais hotéis GHL, nem as sociedades que os operam nem a GHL LOGÍSTICA tratarão dados considerados como sensíveis, nem a o recolhimento de dados está orientado para recolher informação de carácter sensível.
A recolha de dados correspondentes a crianças e adolescentes menores de idade, e a autorização respetiva, deverá ser sempre dada através de seu representante legal e prévio exercício do menor de seu direito a ser ouvido.
O tratamento de dados correspondentes a crianças e adolescentes deverá responder e respeitar o interesse superior de crianças e adolescentes e seus direitos fundamentais.
Caso alguma pregunta possa levar a que a resposta verse sobre dados sensíveis ou dados de crianças e adolescentes, a resposta a tal pergunta terá caráter facultativo.
3.4.- Deveres do responsável pelo tratamento da informação.
Os responsáveis da informação, e/ou responsáveis e encarregados pelo tratamento de dados pessoais, se obrigam a:
a) Garantir ao Titular, em qualquer momento, o pleno e efetivo exercício do direito de habeas data;
b) Solicitar e conservar, nas condições previstas na lei, cópia da respetiva autorização outorgada pelo Titular;
c) Informar devidamente o Titular sobre a finalidade do recolhimento e os direitos que o assistem por virtude da autorização outorgada;
d) Conservar a informação sob as condições de segurança necessárias para impedir sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento;
e) Garantir que a informação fornecida ao Encarregado pelo Tratamento seja veraz, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível;
f) Atualizar a informação, comunicando de forma oportuna ao Encarregado pelo Tratamento todas as novidades a respeito dos dados previamente fornecidos e adotar as demais medidas necessárias para que a informação fornecida a este se mantenha atualizada;
g) Retificar a informação quando esta for incorreta e comunicar tudo o que for pertinente ao Encarregado pelo Tratamento;
h) Fornecer ao Encarregado pelo Tratamento, de acordo com o caso, unicamente dados cujo Tratamento esteja previamente autorizado em conformidade com o previsto na presente lei;
i) Exigir ao Encarregado pelo Tratamento em qualquer momento, o respeito pelas condições de segurança e privacidade da informação do Titular;
j) Tramitar as consultas e reclamações apresentadas nos prazos sinalados na lei;
k) Informar ao Encarregado pelo Tratamento quando determinada informação se encontra em discussão por parte do Titular, uma vez apresentada a reclamação e não tenha ainda terminados o respetivo trâmite;
l) Informar, a pedido do Titular, sobre o uso dado a seus dados;
m) Informar a autoridade de proteção de dados quando se apresentem violações aos códigos de segurança e existam riscos na administração da informação dos Titulares.
n) Cumprir as instruções e requerimentos provenientes da Superintendência de Industria e Comercio.
QUARTO: DIREITOS E FACULDADES DO TITULAR:
4.1.- Direitos do titular.
Uma vez outorgada la autorização por parte do Titular para o tratamento correspondente, este tem direito a:
a) Conhecer, atualizar e retificar seus dados pessoais. Este direito poderá ser exercido relativamente a dados parciais, inexatos, incompletos, fracionados, que induzam a erro, ou aqueles cujo Tratamento esteja expressamente proibido o não tenha sido autorizado;
b) Solicitar prova da autorização outorgada, salvo quando expressamente se excetue como requisito para o Tratamento, em conformidade com o previsto no artigo 10 da lei 1581 de 2012;
c) Ser informado pelo responsável e/ou encarregado dos dados pessoais, sob pedido prévio, do uso que foi dado a seus dados pessoais;
d) Apresentar perante a Superintendência de Industria e Comercio queixas por infrações ao disposto na lei; e) Revogar a autorização e/ou solicitar a supressão do dado quando no Tratamento não se respeitem os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais. A revogação e/ou supressão ocorrerá quando a Superintendência de Industria e Comercio tiver determinado que no Tratamento se incorreu em condutas contrárias a esta lei e à Constituição;
f) Solicitar, em qualquer momento, ao responsável ou encarregado a supressão de seus dados pessoais e/ou revogar a autorização outorgada para o Tratamento dos mesmos, mediante a apresentação de uma reclamação, não tendo procedimento quando o Titular tiver sujeito a um dever legal ou contractual de permanecer na base de dados;
g) Acessar de forma gratuita aos dados pessoais que tenham sido objeto de Tratamento:
(i) pelo menos uma vez cada mês do calendário,
e (ii) cada vez que existam modificações substanciais das Políticas de Tratamento da informação que motivem novas consultas. Em caso de pedidos cuja periodicidade seja maior a uma por cada mês do calendário, o responsável e/ou encarregado poderá cobrar ao Titular os gastos de envio, reprodução e, em caso disso, a certificação de documentos.
4.2.- Legitimação para o exercício dos direitos do titular.
As seguintes pessoas estão também legitimadas para exercer os direitos que assistem ao titular da informação:
a) O próprio titular, que deverá fazer prova de sua identidade de forma suficiente de acordo com os meios colocados a sua disposição pelo responsável;
b) Seus beneficiários, que deverão fazer prova de tal qualidade;
c) O representante e/ou procurador do Titular, sob prévia acreditação da representação ou procuração;
d) Por estipulação a favor de outro ou para outro;
e). Os direitos das crianças ou dos adolescentes serão exercidos pelas pessoas que estejam facultadas para representá-los, sob prévia acreditação da faculdade de representação.
4.3.- Área responsável pela atenção e acompanhamento do titular.
A atenção e resposta a consultas, petições e reclamações dos Titulares respeitantes a qualquer aspeto do tratamento estará a cargo da área de informática. O Titular da informação que deseje conhecer, atualizar, retificar, solicitar prova da autorização outorgada; ser informado do uso dado a seus dados pessoais; revogar a autorização e/ou solicitar a supressão do(s) dado(s) e/ou acessar de forma gratuita a seus dados pessoais que tenham sido objeto de Tratamento, deverá solicitá-lo por escrito diretamente para o endereço eletrônico contactenos@ghlhoteis.com ou remeter a comunicação para a Avenida Calle 72 No. 6 - 30 de Bogotá. Em qualquer dos casos deve indicar-se:
a) nome completo;
b) documento de identificação;
c) endereço físico e correio eletrônico;
d) número de telefone de contato;
e) breve relação da informação e dados aos que se refere indicando expressamente o objetivo e conteúdo do pedido; e,
f) enviar os documentos que considere suportarem seu pedido.
4.4.- Procedimento para exercer os direitos de conhecer, atualizar, retificar ou suprimir informação e revogar autorização.
Os procedimentos de acesso, atualização, supressão e retificação de dados pessoais, e de revogação da autorização poderão ser antecipados mediante consultas ou reclamações, dirigidas ao endereço eletrônico contactenos@ghlhoteis.com ou para o endereço Avenida Calle 72 No. 6 – 30, de acordo com o objetivo em causa, estabelecendo como mínimo a legitimação que se possui para se efetuar o pedido e expondo de forma clara e concreta o que se pretende.
O titular da informação ou a pessoa legitimada deverá fazer acompanhar sua apresentação escrita pela prova da qualidade sob a qual atua e deverá fornecer os dados e documentos necessários para fazer prova de sua identidade e de sua qualidade.
No endereço eletrônico deverá especificar-se o motivo ou objeto da comunicação, e para tal bastará que no texto se indique que se está exercendo o direito a conhecer, atualizar, retificar, suprimir o revogar a autorização concedida.
4.5.- Procedimento para a correção, atualização ou supressão de dados e para a presentação de queixas e reclamações.
Quem estiver legitimado por lei e considere que a informação contida deve ser objeto de correção, atualização ou supressão; ou quando considere que o tratamento dado aos dados pessoais infringe normas legais, poderá apresentar, em concordância com o artigo 15 da Lei 1581 de 2012, reclamações através do endereço eletrônico contactenos@ghlhoteis.com.
As queixas e reclamações serão tramitadas de acordo com as seguintes regras:
4.5.1.- A reclamação deve ser formulada mediante pedido dirigido ao Responsável pelo Tratamento ou ao Encarregado pelo Tratamento, com a identificação do Titular, a descrição dos fatos que deram lugar à reclamação e o endereço, acompanhada pelos documentos que se queiram usar como prova. Se a reclamação estiver incompleta, será pedido ao interessado que, no prazo dos cinco (5) dias úteis seguintes à recepção da reclamação, envie o que estiver em falta. Transcorridos dois (2) meses desde a data do requerimento, sem que o solicitante apresente a informação requerida, será entendido que desistiu da reclamação.
Caso a pessoa que receba a reclamação não seja competente para resolvê-la, a mesma deverá ser transferida a quem de direito em um prazo máximo de dois (2) dias úteis e o interessado deverá ser informado da situação.
4.5.2.- Uma vez recebida a reclamação completa, deve ser inserida na base de dados uma nota que diga “reclamação em trâmite" e o motivo do mesmo, em um prazo não superior a dois (2) dias úteis. A referida nota deve ser mantida até a reclamação estar decidida.
4.5.3.- O prazo máximo para responder à reclamação será de quinze (15) dias úteis a contar a partir do dia seguinte ao da data de seu recebimento. Quando não for possível responder à reclamação dentro do referido prazo, terá de se informar o interessado sobre os motivos da demora e a data em que se responderá a sua reclamação que, em caso algum, deverá ultrapassar os oito (8) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro prazo.
4.6.- Consulta e acesso à informação.
As consultas de dados pessoais contidos na base de dados do HOTEL serão respondidas mediante pedido escrito através do correio eletrônico contactenos@ghlhoteis.com.
As consultas serão respondidas em um prazo máximo de dez (10) dias úteis contados a partir da data de seu recebimento. Quando não for possível responder à consulta dentro do referido prazo, terá de se informar o interessado antes do vencimento dos dez (10) dias úteis, expressando os motivos da demora e apresentando a data em que se responderá à consulta, a qual, em caso algum, deverá ultrapassar os cinco (5) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro prazo.
QUINTO: SEGURANÇA.
5.1.- Segurança no tratamento da informação.
Os dados recolhidos serão sempre tratados com confidencialidade pelo que não serão facilitados, cedidos ou entregues a pessoas diferentes ou estranhas ao Hotel, à GHL ou às sociedades operadoras, ou a quem possua autorização legítima para tal.
5.2.- Transferência e transmissão de dados.
Caso se subscreva um contrato com uma terceira pessoa profissional e com experiência no tratamento e uso de bases de dados, o responsável subscreverá o contrato de transmissão de dados pessoais a que se refere o artigo 25 do decreto 1377 de 2013.
SEXTO: DIFUSÃO E VIGÊNCIA.
6.1.- Meios de difusão das políticas de tratamento da informação e do aviso de privacidade.
O presente documento, mediante o qual se estabelecem as políticas de tratamento da informação sobre dados pessoais recolhidos estará publicado de forma permanente no Hotel GHL Collection Armería Real para que possa ser consultado por quem estiver interessado.
No momento em que se solicitar a autorização expressa do Titular para o tratamento de dados, o mesmo será informado sobre os objetivos específicos para os quais se pretende obter sua autorização e será informado sobre a Política de Tratamento e os direitos que o assistem como Titular.
6.2.- Entrada em vigência das políticas de tratamento da informação.
O recolhimento, o armazenamento, o uso e a circulação de dados pessoais, de acordo com as considerações aqui estabelecidas, serão realizados e mantidos enquanto se mantenha vigente a necessidade de comunicação direta com o cliente e não existam formas mais eficientes de o fazer, de acordo com os objetivos propostos pelo Tratamento. Caso o objetivo não possa ser alcançado mediante o Tratamento dado aos dados pessoais, serão os mesmos suprimidos de forma permanente da base de dados.
O presente documento entrou em vigência no dia 1 de fevereiro de 2016.
6.3.- Procedimento caso ocorram modificação das políticas.
Caso se proceda a modificações das políticas de tratamento de dados pessoais aqui consagradas, as mesmas serão notificadas e comunicadas através desta mesma página web, antes da entrada em vigência das mesmas.
6.4.- Incorporação das condições de uso da página Web Hotel GHL Collection Armería Real.
Em conformidade com as normas aplicáveis, a política de tratamento da informação faz parte integral dos prazos e condições de uso da página web Hotel GHL Collection Armería Real.
6.5.- Responsável pela informação
A sociedade LOGÍSTICA GHL SOCIEDADE POR AÇÕES SIMPLIFICADA, com NIT 90076001-06 assume a qualidade de responsável e encarregada pelo tratamento de dados pessoais, juntamente com cada uma das sociedades operadoras vinculadas que tiverem procedido ao recolhimento de informação. Quando a informação tiver sido recebida ou recolhida por alguma de suas sociedades vinculadas, com expressa autorização para ser transferida, a LOGÍSTICA GHL SOCIEDADE POR AÇÕES SIMPLIFICADA será responsável pelo tratamento.
Qualquer comunicação poderá ser endereçada para Calle 72 # 6-30 andar 13 de Bogotá, ou pelo endereço eletrônico contactenos@ghlhoteis.com.
PRIMERO: GENERALIDADES
Tenemos especial interés en proteger y respetar su información y datos personales y por ello hemos diseñando estas políticas de tratamiento de la información, dentro del marco de la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2.013.
1.1.- Introducción.
La sociedad Logística GHL SAS y las sociedades adscritas, operadoras de los hoteles “una experiencia GHL” y responsables del tratamiento de la información, podrán recolectar datos personales de sus usuarios, huéspedes o visitantes, a través de los distintos medios destinados para el acceso a los servicios prestados por éstos. En todo caso, la recolección se hará bajo expresa autorización del titular de los datos y el tratamiento de estos estará sujeto a lo establecido por la ley.
La información personal objeto de las consideraciones acá establecidas, podrá ser recolectada directamente de la información suministrada y contenida en la tarjeta de registro hotelero, a través de la página web www.ghlhoteles.com, mediante la visita o la adquisición de servicios ofrecidos en la plataforma, o directamente en los hoteles vinculados o asociados a GHL.
Se entenderán aceptadas las consideraciones acá establecidas por el Titular de la Información, cuando suscriba la Tarjea de Registro Hotelero respecto de la información allí contenida, cuando visite o haga uso de la página web www.ghlhoteles.com y/o cuando ingrese datos o información personal a través de las funciones establecidas para ello, sin importar cuál sea el fin.
1.2- Principios generales.
La obtención y recolección de datos personales, al igual que el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de estos, estará siempre guiada por principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad, principio de acceso y de circulación restringida.
1.3- Definiciones legales.
De conformidad con la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2.013, las siguientes definiciones regirán las políticas de tratamiento de la información personal.
1.3.1.- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
1.3.2.- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
1.3.3.- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
1.3.4.- Encargado del Tratamiento: Por encargado del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
1.3.5.- Responsable del Tratamiento: Por responsable del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
1.3.6.- Datos sensibles: Por datos sensibles se entienden aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
1.3.7.- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
1.3.8.- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
1.3.9.- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
1.3.10- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
1.3.11.- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
SEGUNDO: AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:
Los datos suministrados estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el Titular de los mismos. Al suministrar sus datos al ingreso del hotel para diligenciar la Tarjeta de Registro Hotelero, está autorizando el tratamiento en los términos y condiciones establecidos en la presente política.
La visita, el ingreso o el uso que se haga de la página web www.ghlhoteles.com, constituye en sí mismo autorización previa, expresa e informada del almacenamiento, recolección y tratamiento de la información de conformidad con la política de tratamiento de datos acá contenida.
En todo caso, la recolección de datos estará limitada a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida.
TERCERO: TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
3.1- Datos recolectados. La recolección de datos para el desarrollo del Tratamiento y fines por éste perseguidos, recaerá sobre los datos personales que se reciban y almacene con ocasión del diligenciamiento de la Tarjeta de Registro Hotelero, de la información que nos suministre nuestros huéspedes, clientes, visitantes y comprenderá toda la información que se suministre o proporcione en la visita a la página web www.ghlhoteles.com, así como toda aquella relacionada con los servicios o reservas efectuadas, y los datos de alojamiento y hospedaje suministrados física o virtualmente.
Sin perjuicio de que en algunos casos se trate de datos públicos, la información recogida y objeto de tratamiento será la correspondiente al nombre, número de documento de identificación sea cédula de ciudadanía, pasaporte o cualquier otro válido, profesión, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, preferencias e intereses personales, trabajo o actividad, hábitos de consumo o hábitos de viaje. Si se hace una reserva a través de la página web www.ghlhoteles.com, se recogerá la información correspondiente a la tarjeta de crédito que se suministre para los efectos de la reservación y estadía.
3.2- Tratamiento al que serán sometidos los datos y finalidad del mismo.
Los datos y la información obtenidos serán usados en el curso normal de sus actividades comerciales únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información, de manera que se permita crear una comunicación directa y efectiva con el huésped, cliente o usuario, que conduzca a establecer un vínculo más cercano y a consolidar una relación comercial.
El tratamiento consiste en el envío de información digital a través de diferentes vías de comunicación, con la intensión de contactar con el titular para enviarle encuestas de servicios luego de cada estadía que permitan la calificación del servicio prestado, y comunicarle las invitaciones, ofertas, promociones, portafolio de servicios o información del Hotel o de los hoteles “una experiencia GHL”, sin que en momento alguno sus datos sean facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento de la información. Adicionalmente, mediante la recolección de datos se busca: realizar, procesar, tramitar y/o completar reservas o compra de noches hoteleras u otros servicios; realizar estudios internos sobre hábitos de turismo; evaluar la calidad de nuestros servicios; enviar encuestas y cuestionarios respecto de los servicios prestados; atender oportunamente sus solicitudes, peticiones o necesidades; comunicar invitaciones, ofertas, promociones, e información en general, sobre el portafolio de servicios ofrecidos por personas naturales o jurídicas que se vinculan directamente con la operación hotelera y específicamente con los servicios prestados.
La autorización para el uso de la información o datos suministrados que sean recolectados, recogidos o almacenados acorde con las presentes políticas comprende expresamente la autorización para que los datos y la información sean compartidos, procesados, transmitidos, transferidos, actualizados y/o suprimidos con el propósito definido en las presente políticas, para ser utilizados de la manera establecida.
Al ingresar a la página web www.ghlhoteles.com autoriza que su información y datos sea compartida con los prestadores turísticos a los que se refieran y ante quienes se tramiten sus reservas y/o solicitudes.
Se asume que toda la información o datos que se suministran o depositan en la Tarjeta de Registro Hotelero o a través de la página www.ghlhoteles.com es verdadera, precisa y completa, y podrá ser retirada en cualquier momento en el evento en el que se considere nociva o perjudicial para sus intereses o los intereses de un tercero.
Los datos y en general la información que se recibe cuando ingresa a la página web www.ghlhoteles.com puede ser tanto suya como del equipo desde el cual está ingresando. Con el ánimo de optimizar y hacer más eficiente su experiencia visitando la página www.ghlhoteles.com, podrán utilizarse cookies y/o web beacons, así como podrá obtenerse y almacenarse la información de las páginas de internet visitadas, de su dirección IP, del sistema operativo del equipo desde el cual esté ingresando, mediante un proceso de reconocimiento y rastreo que permita identificar sus preferencias e identificarlo cuando visite nuevamente página y almacenar determinados registros, a partir de su dirección IP. La dirección IP no se asocia ni se vincula a su nombre ni a sus datos personales.
3.3.- Datos sensibles y datos correspondientes a niños y adolescentes.
En ningún evento y bajo ninguna circunstancia se tratarán datos considerados como sensibles, ni la recolección de datos está orientada a recoger información de carácter sensible.
La recolección de datos correspondientes a niños y adolescentes menores de edad, y la autorización respectiva, deberá darse siempre a través de su representante legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. El tratamiento de datos correspondientes a niños y adolescentes deberá responder y respetar el interés superior de niños y adolescentes, y sus derechos fundamentales.
En el evento en que por algún motivo alguna pregunta pueda conducir a que la respuesta verse sobre datos sensibles o datos de niñas, niños y adolescentes, la respuesta a tal pregunta tendrá carácter facultativo.
3.4.- Deberes del responsable del tratamiento de la información.
Los responsables de la información, y/o responsables y encargados del tratamiento de datos personales, se obligan a: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Informar al Encargado del Tratamiento cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CUARTO: DERECHOS Y FACULTADES DEL TITULAR:
4.1.- Derechos del titular. Una vez otorgada la autorización por parte del Titular para el tratamiento correspondiente, éste tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el responsable y/o encargado de los datos personales, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrió en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Solicitar, en todo momento al responsable o encargado, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. En caso de solicitudes cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable y/o encargado, podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
4.2.- Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.
Las siguientes personas están también legitimadas para ejercer los derechos que le asisten al titular de la información: a). El titular mismo, que deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que ponga a su disposición el responsable; b). Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; c). El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; d). Por estipulación a favor de otro o para otro; e). Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, previa acreditación de la facultad de representación.
4.3.- Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información y revocar autorización.
Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales, y de revocatoria de la autorización, podrán adelantarse mediante consultas o reclamos, dirigidos al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com o a la dirección Avenida Calle 72 No. 6 - 30 Bogotá, Colombia, según el objeto que persigan, estableciendo como mínimo, la legitimación que se tiene para realizar la solicitud y exponiendo de manera clara y concreta, lo que se pretende.
Todas las peticiones, sugerencias y recomendaciones relacionadas con el tratamiento de información deberán remitirse al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com, y se les dará respuesta a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
El titular de la información o la persona legitimada, deberá acompañar a su escrito la prueba de la calidad en la que actúa, y deberá suministrar los datos y documentos que hagan falta para dar cuenta de su identidad y de su calidad.
En el correo electrónico deberá especificarse el motivo u objeto de la comunicación, y para ello bastará con que en el texto se indique que se está ejerciendo el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización concedida.
4.4.- Procedimiento para la corrección, actualización o supresión de datos y para la presentación de quejas y reclamos.
Quien esté legitimado por la ley, y considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando considere que el tratamiento dado a los datos personales infringe normas legales, podrá presentar, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reclamos al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.
Las quejas y reclamos serán tramitados bajo las siguientes reglas:
4.4.1.- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.
4.4.2.- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4.4.3.- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.5.- Consulta y acceso a la información.
Las consultas de datos personales se atenderán mediante solicitud escrita a través del correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
QUINTO: SEGURIDAD.
5.1.- Seguridad en el manejo de la información.
Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento.
5.2.- Transferencia y transmisión de datos.
En el evento en que se suscriba un contrato con una tercera persona profesional y con experiencia en el manejo y uso de bases de datos, el responsable suscribirá el contrato de transmisión de datos personales al que se refiere el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
SEXTO: DIFUSIÓN Y VIGENCIA.
6.1.- Medios de difusión de las políticas de tratamiento de la información y del aviso de privacidad.
El presente documento, mediante el cual se establecen las políticas de tratamiento de la información sobre datos personales recolectados estará publicado de manera permanente en el vínculo www.ghlhoteles.com para que pueda ser consultado por quien esté interesado.
Al momento de solicitar la autorización expresa del Titular para el tratamiento de datos, se le indicará las finalidades específicas para las cuales se obtiene el consentimiento y se le dará a conocer la Política de Tratamiento y los derechos que le asisten como Titular.
6.2.- Entrada en vigencia de las políticas de tratamiento de la información.
La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales, en desarrollo de las consideraciones aquí establecidas, se realizará y mantendrá mientras se mantengan vigentes las necesidades y finalidades establecidas y propuesta por el Tratamiento. En caso de que el fin no pueda ser alcanzado mediante el Tratamiento dado a los datos personales, serán estos suprimidos de forma permanente de la base de datos.
El presente documento entra en vigencia el 22 dde febrero de 2016.
6.3.- Procedimiento para los eventos de modificación de las políticas.
En el evento en que se realicen modificaciones a las políticas de tratamiento de datos personales acá consagradas, se notificarán y comunicarán a través de esta misma página web, con anterioridad a la entrada en vigencia de las mismas.
6.4.- Incorporación de las condiciones de uso de la página Web www.ghlhoteles.com.
De conformidad con las normas aplicables, la política de tratamiento de la información hace parte integral de los términos y condiciones de uso de la página web www.ghlhoteles.com.
6.5. - Responsable de la información.
La sociedad LOGÍSTICA GHL SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA, con NIT 90076001-06 tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales. Las sociedades serán responsables de la información y de los datos personales recolectados. Cuando la información haya sido recibida o recolectada por alguna de las sociedades anotadas, con expresa autorización para ser transferida, LOGÍSTICA GHL SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA será responsable del tratamiento.
Cualquier comunicación podrá dirigirse a la Calle 72 # 6-30 piso 13 de Bogotá, o al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.
POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL PROVEEDORES
PRIMERO: GENERALIDADES
En desarrollo de nuestras relaciones comerciales, tenemos especial interés en proteger y respetar su información y datos personales y por ello hemos diseñando estas políticas de tratamiento de la información, dentro del marco de la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2.013.
1.1.- Introducción.
La sociedad Logística GHL SAS y las sociedades adscritas, operadoras de los hoteles “una experiencia GHL” y responsables del tratamiento de la información, podrán recolectar datos personales de sus proveedores, y en general de quien les venda bienes o servicios, en desarrollo de la relación comercial para facilitar su ejecución y procurar la mayor eficiencia posible. La recolección se hará bajo expresa autorización del titular de los datos y el tratamiento de estos estará sujeto a lo establecido por la ley y la presente política.
La información personal podrá ser recolectada directamente de los proveedores o a partir de aquella información contenida en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, en el RUT, en contratos, cotizaciones, propuestas, facturas, órdenes de compra y en general en cualquier documento que corresponda a la relación comercial.
Se entenderá que el Titular de la Información ha aceptado los términos y condiciones de estas políticas cuando emita la propuesta o cotización y/o cuando suscriba el contrato correspondiente o documento equivalente.
1.2- Principios generales.
La obtención y recolección de datos personales, al igual que el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de estos, estará siempre guiada por principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad, principio de acceso y de circulación restringida.
1.3- Definiciones legales.
De conformidad con la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2.013, las siguientes definiciones regirán las políticas de tratamiento de la información personal.
1.3.1.- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
1.3.2.- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
1.3.3.- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
1.3.4.- Encargado del Tratamiento: Por encargado del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
1.3.5.- Responsable del Tratamiento: Por responsable del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
1.3.6.- Datos sensibles: Por datos sensibles se entienden aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
1.3.7.- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
1.3.8.- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
1.3.9.- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
1.3.10- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
1.3.11.- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
SEGUNDO: AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:
Los datos suministrados estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el Titular de los mismos. Al suministrar sus datos para la celebración del negocio jurídico correspondiente a la compra de bienes o servicios está autorizando el tratamiento en los términos y condiciones establecidos en la presente política.
En todo caso, la recolección de datos estará limitada a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida.
TERCERO: TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
3.1- Datos recolectados. La recolección de datos para el desarrollo del Tratamiento y fines por éste perseguidos, recaerá sobre los datos personales que se reciban en desarrollo o ejecución de la relación comercial entre las partes y concretamente de aquellos que se reciban respecto de la compra de bienes o servicios.
Sin perjuicio de que en algunos casos se trate de datos públicos, la información recogida y objeto de tratamiento será la correspondiente al nombre, número de identificación (NIT, cédula de ciudadanía, pasaporte) datos de contacto como teléfono, dirección física, dirección de correo electrónico, la información contenida en el RUT, tipo de bienes o servicios ofrecidos, categoría en la que se encuentra, actividad económica, referencias comerciales y personales, referencias bancarias, números de cuentas bancarias para pagos, y toda la información que sea necesaria para cumplir con las obligaciones contractualmente asumidas, con las obligaciones legales y con la correcta ejecución y desarrollo de la relación comercial entre las partes.
3.2- Tratamiento al que serán sometidos los datos y finalidad del mismo.
Los datos y la información obtenidos serán usados en el curso normal de sus actividades comerciales únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información, de manera que la relación comercial y como tal la adquisición de alimentos y bienes y la prestación de los servicios que se contraten se ejecute y desarrolle adecuadamente.
El tratamiento que se dará a los datos consiste en el manejo y disposición de los datos para contar con la información que permita adelantar la gestión administrativa y contable de los proveedores; el control sobre el estado de pagos, saldos, descuentos; el manejo del inventario de los bienes adquiridos; la atención y cumplimiento de los requerimientos fiscales, tributarios, legales y de cualquier otra naturaleza con entidades del gobierno nacional, distrital o municipal; la categorización y clasificación del proveedor de acuerdo con los bienes o servicios ofrecidos, precio, calidad; soportar procesos de auditoría interna o externa.
La autorización para el uso de la información o datos suministrados que sean recolectados, recogidos o almacenados acorde con las presentes políticas comprende expresamente la autorización para que los datos y la información sean compartidos, procesados, transmitidos, transferidos, actualizados y/o suprimidos con el propósito definido en las presente políticas, para ser utilizados de la manera establecida.
3.3.- Datos sensibles y datos correspondientes a niños y adolescentes.
En ningún evento y bajo ninguna circunstancia se tratarán datos considerados como sensibles ni datos correspondientes a niños ni adolescentes. La recolección de datos de proveedores no está orientada a recoger información de carácter sensible ni información de niños ni de adolescentes.
3.4.- Deberes del responsable del tratamiento de la información.
Los responsables de la información, y/o responsables y encargados del tratamiento de datos personales, se obligan a: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Informar al Encargado del Tratamiento cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CUARTO: DERECHOS Y FACULTADES DEL TITULAR:
4.1.- Derechos del titular. Una vez otorgada la autorización por parte del Titular para el tratamiento correspondiente, éste tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el responsable y/o encargado de los datos personales, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrió en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Solicitar, en todo momento al responsable o encargado, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. En caso de solicitudes cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable y/o encargado, podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
4.2.- Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.
Las siguientes personas están también legitimadas para ejercer los derechos que le asisten al titular de la información: a). El titular mismo, que deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que ponga a su disposición el responsable; b). Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; c). El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; d). Por estipulación a favor de otro o para otro.
4.3.- Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información y revocar autorización.
Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales, y de revocatoria de la autorización, podrán adelantarse mediante consultas o reclamos, dirigidos al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com o a la dirección Avenida Calle 72 No. 6 - 30 Bogotá, Colombia, según el objeto que persigan, estableciendo como mínimo, la legitimación que se tiene para realizar la solicitud y exponiendo de manera clara y concreta, lo que se pretende.
Todas las peticiones, sugerencias y recomendaciones relacionadas con el tratamiento de información deberán remitirse al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com y se les dará respuesta a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
El titular de la información o la persona legitimada, deberá acompañar a su escrito la prueba de la calidad en la que actúa, y deberá suministrar los datos y documentos que hagan falta para dar cuenta de su identidad y de su calidad.
En el correo electrónico deberá especificarse el motivo u objeto de la comunicación, y para ello bastará con que en el texto se indique que se está ejerciendo el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización concedida.
4.4.- Procedimiento para la corrección, actualización o supresión de datos y para la presentación de quejas y reclamos.
Quien esté legitimado por la ley, y considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando considere que el tratamiento dado a los datos personales infringe normas legales, podrá presentar, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reclamos al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.
Las quejas y reclamos serán tramitados bajo las siguientes reglas:
4.4.1.- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.
4.4.2.- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4.4.3.- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.5.- Consulta y acceso a la información.
Las consultas de datos personales contenidos en la base de datos se atenderán mediante solicitud escrita a través del correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
QUINTO: SEGURIDAD.
5.1.- Seguridad en el manejo de la información.
Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento.
5.2.- Transferencia y transmisión de datos.
En el evento en que se suscriba un contrato con una tercera persona profesional y con experiencia en el manejo y uso de bases de datos, el responsable suscribirá el contrato de transmisión de datos personales al que se refiere el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
SEXTO: DIFUSIÓN Y VIGENCIA.
6.1.- Medios de difusión de las políticas de tratamiento de la información y del aviso de privacidad.
El presente documento, mediante el cual se establecen las políticas de tratamiento de la información sobre datos personales recolectados estará publicado de manera permanente en el vínculo www.ghlhoteles.com para que pueda ser consultado por quien esté interesado.
Al momento de solicitar la autorización expresa del Titular para el tratamiento de datos, se le indicará las finalidades específicas para las cuales se obtiene el consentimiento y se le dará a conocer la Política de Tratamiento y los derechos que le asisten como Titular.
6.2.- Entrada en vigencia de las políticas de tratamiento de la información.
La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales, en desarrollo de las consideraciones aquí establecidas, se realizará y mantendrá mientras se mantengan vigentes las necesidades y finalidades establecidas y propuesta por el Tratamiento. En caso de que el fin no pueda ser alcanzado mediante el Tratamiento dado a los datos personales, serán estos suprimidos de forma permanente de la base de datos.
El presente documento entra en vigencia el 22 de febrero de 2016.
6.3.- Procedimiento para los eventos de modificación de las políticas.
En el evento en que se realicen modificaciones a las políticas de tratamiento de datos personales acá consagradas, se notificarán y comunicarán a través de esta misma página web, con anterioridad a la entrada en vigencia de las mismas.
6.4.- Incorporación de las condiciones de uso de la página Web www.ghlhoteles.com.
De conformidad con las normas aplicables, la política de tratamiento de la información hace parte integral de los términos y condiciones de uso de la página web www.ghlhoteles.com.
6.5. - Responsable de la información.
La sociedad LOGÍSTICA GHL SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA, con NIT 90076001-06 tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales. Las sociedades serán responsables de la información y de los datos personales recolectados. Cuando la información haya sido recibida o recolectada por alguna de las sociedades anotadas, con expresa autorización para ser transferida, LOGÍSTICA GHL SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA será responsable del tratamiento.
Cualquier comunicación podrá dirigirse a la Calle 72 # 6-30 piso 13 de Bogotá, o al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.
POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE EMPLEADOS, FUNCIONARIOS Y COLABORADORES
PRIMERO: GENERALIDADES
En desarrollo de nuestras relaciones comerciales, tenemos especial interés en proteger y respetar su información y datos personales y por ello hemos diseñando estas políticas de tratamiento de la información, dentro del marco de la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2.013.
1.1.- Introducción.
La sociedad Logística GHL SAS y las sociedades adscritas operadoras de los hoteles “una experiencia GHL” y responsables del tratamiento de la información, podrán recolectar datos personales de sus empleados, funcionarios y/o colaboradores, con independencia del vínculo y naturaleza contractual. La recolección se hará bajo expresa autorización del titular de los datos y el tratamiento de estos estará sujeto a lo establecido por la ley y la presente política.
La información personal será recolectada directamente de los empleados, funcionarios y/o colaboradores y estará relacionada con la actividad que desarrollen.
1.2- Principios generales.
La obtención y recolección de datos personales, al igual que el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de estos, estará siempre guiada por principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad, principio de acceso y de circulación restringida.
1.3- Definiciones legales.
De conformidad con la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2.013, las siguientes definiciones regirán las políticas de tratamiento de la información personal.
1.3.1.- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
1.3.2.- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
1.3.3.- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
1.3.4.- Encargado del Tratamiento: Por encargado del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
1.3.5.- Responsable del Tratamiento: Por responsable del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
1.3.6.- Datos sensibles: Por datos sensibles se entienden aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
1.3.7.- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
1.3.8.- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
1.3.9.- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
1.3.10- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
1.3.11.- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
SEGUNDO: AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:
Los datos suministrados estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el Titular de los mismos,
. En todo caso, la recolección de datos estará limitada a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida.
TERCERO: TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
3.1- Datos recolectados. La recolección de datos para el desarrollo del Tratamiento y fines por éste perseguidos, recaerá sobre los datos personales que se reciban en desarrollo o ejecución de la relación entre las partes.
Sin perjuicio de que en algunos casos se trate de datos públicos, la información recogida y objeto de tratamiento será la correspondiente a la suministrada en la hoja de vida, nombre, número de cédula de ciudadanía o pasaporte, experiencia académica, experiencia profesional, información relacionada con la ejecución de la relación contractual, aquella correspondiente a la gestión de pagos de salario, remuneración honorarios, de seguridad socia según el caso, y aquella correspondiente a los datos de salud básicos como RH o alergias en los casos en los que se suministre tal información.
3.2- Tratamiento al que serán sometidos los datos y finalidad del mismo.
Los datos y la información obtenidos serán usados únicamente con la finalidad establecida en las presentes políticas de tratamiento de la información.
El tratamiento que se dará a los datos consiste en el manejo y disposición de los datos para contar con la información que permita adelantar las actividades, procesos y procedimientos de talento humano; para establecer el estado de pago de nómina; honorarios o cualquier otra remuneración, según el caso; para gestionar la información correspondiente a la seguridad social y a las cajas de compensación familiar; para atender los requerimientos de información de entidades gubernamentales y cumplir con las obligaciones legales de reportes en materia fiscal, tributaria y de cualquier otra naturaleza; soportar procesos de auditoría interna o externa; mantener una eficiente comunicación con los empleados, funcionarios o colaboradores; gestionar e informar los cambios que puedan darse en desarrollo de la relación contractual; realizar estudios internos sobre hábitos; permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos.
La autorización para el uso de la información o datos suministrados que sean recolectados, recogidos o almacenados acorde con las presentes políticas comprende expresamente la autorización para que los datos y la información sean compartidos, procesados, transmitidos, transferidos, actualizados y/o suprimidos con el propósito definido en las presente políticas, para ser utilizados de la manera establecida.
3.3.- Datos sensibles y datos correspondientes a niños y adolescentes.
En ningún evento y bajo ninguna circunstancia se tratarán datos considerados como sensibles ni datos correspondientes a niños ni adolescentes. La recolección de datos de empleados, funcionarios o colaboradores no está orientada a recoger información de carácter sensible ni información de niños ni de adolescentes.
3.4.- Deberes del responsable del tratamiento de la información.
Los responsables de la información, y/o responsables y encargados del tratamiento de datos personales, se obligan a: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley; k) Informar al Encargado del Tratamiento cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CUARTO: DERECHOS Y FACULTADES DEL TITULAR:
4.1.- Derechos del titular. Una vez otorgada la autorización por parte del Titular para el tratamiento correspondiente, éste tiene derecho a: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el responsable y/o encargado de los datos personales, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrió en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Solicitar, en todo momento al responsable o encargado, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. En caso de solicitudes cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable y/o encargado, podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
4.2.- Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular.
Las siguientes personas están también legitimadas para ejercer los derechos que le asisten al titular de la información: a). El titular mismo, que deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que ponga a su disposición el responsable; b). Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; c). El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; d). Por estipulación a favor de otro o para otro.
4.3.- Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información y revocar autorización.
Los procedimientos de acceso, actualización, supresión y rectificación de datos personales, y de revocatoria de la autorización, podrán adelantarse mediante consultas o reclamos, dirigidos al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com o a la dirección Avenida Calle 72 No. 6 - 30 Bogotá, Colombia. según el objeto que persigan, estableciendo como mínimo, la legitimación que se tiene para realizar la solicitud y exponiendo de manera clara y concreta, lo que se pretende.
Todas las peticiones, sugerencias y recomendaciones relacionadas con el tratamiento de información deberán remitirse al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com, y se les dará respuesta a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
El titular de la información o la persona legitimada, deberá acompañar a su escrito la prueba de la calidad en la que actúa, y deberá suministrar los datos y documentos que hagan falta para dar cuenta de su identidad y de su calidad.
En el correo electrónico deberá especificarse el motivo u objeto de la comunicación, y para ello bastará con que en el texto se indique que se está ejerciendo el derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización concedida.
4.4.- Procedimiento para la corrección, actualización o supresión de datos y para la presentación de quejas y reclamos.
Quien esté legitimado por la ley, y considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando considere que el tratamiento dado a los datos personales infringe normas legales, podrá presentar, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reclamos al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.
Las quejas y reclamos serán tramitados bajo las siguientes reglas:
4.4.1.- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará de la situación al interesado.
4.4.2.- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4.4.3.- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.5.- Consulta y acceso a la información.
Las consultas de datos personales contenidos en la base de datos se atenderán mediante solicitud escrita a través del correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
QUINTO: SEGURIDAD.
5.1.- Seguridad en el manejo de la información.
Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los responsables o encargados del tratamiento.
5.2.- Transferencia y transmisión de datos.
En el evento en que se suscriba un contrato con una tercera persona profesional y con experiencia en el manejo y uso de bases de datos, el responsable suscribirá el contrato de transmisión de datos personales al que se refiere el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
SEXTO: DIFUSIÓN Y VIGENCIA.
6.1.- Medios de difusión de las políticas de tratamiento de la información y del aviso de privacidad.
El presente documento, mediante el cual se establecen las políticas de tratamiento de la información sobre datos personales recolectados estará publicado de manera permanente en el vínculo www.ghlhoteles.com para que pueda ser consultado por quien esté interesado.
Al momento de solicitar la autorización expresa del Titular para el tratamiento de datos, se le indicará las finalidades específicas para las cuales se obtiene el consentimiento y se le dará a conocer la Política de Tratamiento y los derechos que le asisten como Titular.
6.2.- Entrada en vigencia de las políticas de tratamiento de la información.
La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales, en desarrollo de las consideraciones aquí establecidas, se realizará y mantendrá mientras se mantengan vigentes las necesidades y finalidades establecidas y propuesta por el Tratamiento. En caso de que el fin no pueda ser alcanzado mediante el Tratamiento dado a los datos personales, serán estos suprimidos de forma permanente de la base de datos.
El presente documento entra en vigencia el 22 de febrero de 2014.
6.3.- Procedimiento para los eventos de modificación de las políticas.
En el evento en que se realicen modificaciones a las políticas de tratamiento de datos personales acá consagradas, se notificarán y comunicarán a través de esta misma página web, con anterioridad a la entrada en vigencia de las mismas.
6.4.- Incorporación de las condiciones de uso de la página Web www.ghlhoteles.com.
De conformidad con las normas aplicables, la política de tratamiento de la información hace parte integral de los términos y condiciones de uso de la página web www.ghlhoteles.com.
6.5. - Responsable de la información.
La sociedad LOGÍSTICA GHL SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA, con NIT 90076001-06 tiene la calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos personales. Las sociedades serán responsables de la información y de los datos personales recolectados. Cuando la información haya sido recibida o recolectada por alguna de las sociedades anotadas, con expresa autorización para ser transferida, LOGÍSTICA GHL SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA será responsable del tratamiento.
Cualquier comunicación podrá dirigirse a la Calle 72 # 6-30 piso 13 de Bogotá, o al correo electrónico contactenos@ghlhoteles.com.